Janna Kienbaum

Wie können Universitätsverlage ihre Publikationsprozesse optimieren und welche Anforderungen werden an ein Workflow-Management-System gestellt? Mit diesen Fragen setzt sich der Beitrag auseinander und stellt die Ergebnisse des Projekts 'OA-WFMS' vor.

Universitätsverlage, zumeist an Bibliotheken angegliedert, sind seit mehr als 25 Jahren eine Erfolgsgeschichte und Vorreiter des Open-Access-Publizierens in der Hand der Wissenschaft. Sie haben Bibliotheken um neue Aufgabenfelder bereichert, die vielfältige neue Kompetenzen, Workflows und technische Infrastrukturen erfordern. Die Geschäftsprozesse im Bereich Informationskompetenz unterscheiden sich deutlich von denen im Bereich Publikationskompetenz. Bibliotheksprozesse sind nicht auf das Verlagswesen zugeschnitten. Um den komplexen Produktionsprozess einer Open-Access-Publikation beherrschen zu können – von der ersten Anfrage über den Manuskripteingang, die Qualitätssicherung und technische Herstellung bis hin zur Rechnungsstellung, Auslieferung und Onlinestellung der Publikationen – mussten Workflows entwickelt und eingerichtet werden, die diesen Prozess strukturieren und steuern. Als individuelle Hilfsmittel dienen derzeit vor allem Excel-Tabellen, in Kleinstverlagen manchmal auch nur mentale Listen. Mit ihnen werden die Arbeitsabläufe dokumentiert und die Arbeitsstände mehr schlecht als recht erfasst. Das Fehlen einer geeigneten Software für die Publikationsplanung und -produktion wird in der AG Universitätsverlage seit vielen Jahren diskutiert. Dabei entstand die Idee, gemeinsam mit Akteuren aus Wissenschaft und Praxis die Geschäftsprozesse und Workflows in Universitäts- und Hochschulverlagen zu analysieren und daraus Anforderungen an ein geeignetes Workflow-Management-System (WFMS) abzuleiten. Diese Idee wird derzeit in einem vom BMFTR geförderten Verbundprojekt der Universitätsbibliothek Potsdam und der HTWK Leipzig verwirklicht. Der Talk beleuchtet die Ergebnisse des Forschungsprojekts. Diese umfassen Experteninterviews, Lastenhefte mit agglomerierten Anforderungen an ein WFMS sowie die Diskussion und Prüfung auf ihre Praxistauglichkeit in Pilotverlagen.