Grundsätzlich: Eine Registrierung ist nicht nötig. Das #vBIB-Programm wird im wesentlichen mit einer von der TIB betriebenen Webex-Umgebung realisiert. Eine (aktive) Teilnahme ist wie folgt möglich:

Über die Konferenzwebsite gelangt ihr zum virtuellen Webex-Raum eurer Wahl. Bevor ihr einen Raum betretet, müsst ihr euch lediglich mit einem Namen identifizieren. Dieser kann optional gespeichert werden. Dies ist systemseitig vorgeschrieben und wird im Falle von Webex jedes Mal – auch bei schnellem Raumwechsel – erforderlich bzw. abgefragt, sofern ihr die Räume in der Gastrolle betreten wollt. Wünscht ihr die wiederholte Abfrage nicht, ist eine (temporäre) Registrierung und Nutzung eines Kontos ratsam.

Die im Zuge des Zutritts zu den Räumen abgefragten Daten werden von uns, dem #vBIB-Team, nicht anderweitig weiterverarbeitet oder genutzt, als es zur Durchführung der Konferenz erforderlich ist.

Für die Umsetzung der #vBIB werden folgende Dienste eingesetzt – die Nutzung ist natürlich komplett freiwillig:

• Webex Meetings des Anbieters Cisco Systems GmbH für die Realisierung der Keynotes sowie der Corner-Beiträge. Mit der Teilnahme bzw. Einwahl erkennt ihr die Nutzungsbedingungen des Anbieters für den Dienst an. Zum Kennenlernen des Dienstes aus Teilnehmendensicht, finden wir folgende Video-Playlist hilfreich: "How to | Webex Meetings".
• LimeSurvey ist ein Online-Umfragetool für Offline- und Online-Umfragen und wird von der LimeSurvey GmbH mit Sitz in Hamburg betrieben. Es ist zu 100% Open Source und wird stets transparent weiterentwickelt. Bei der #vBIB nutzen wir die LimeSurvey-Instanz der TIB – Leibniz-Informationszentrum Technik und Naturwissenschaften für unsere obligatorische Umfrage im Anschluss an die Konferenz. Die Teilnahme ist freiwillig und komplett anonym.

Die im #vBIB-Teilnahmekontext vorübergehend erhobenen Daten und die technischen Teilnahmebedingungen werden in der bei Einwahl vorgeschalteten Datenschutzerklärung dargelegt. Alle Daten werden nach Beendigung der Konferenz gelöscht (siehe auch: Gibt es besondere Verhaltensregeln?).

Wir wissen um die stetige Kritik an Webex und teilen sie durchaus. Daher haben wir die Verwendung eines anderen Video-Tools (wie bspw. Big Blue Button) intensiv geprüft. Leider mussten wir feststellen, dass es derzeit – gerade mit Blick auf die hohe Teilnehmendenzahl – keine realistische Alternative gibt, die mit unseren Möglichkeiten und Mitteln zu realisieren wäre.

Ihr könnt direkt über den Browser teilnehmen. Hierfür ist prinzipiell kein Software-Download nötig. Es werden anwendungsspezifisch Cookies gesetzt. Bei Nutzung von Webex ist auch der Download und die Nutzung einer kostenlosen Desktop-App oder einer mobilen App möglich. Zu den empfohlenen Vorgaben sowie zu den unterschiedlichsten Fragen in der Nutzung macht Cisco Webex auf den Hilfe-Seiten genauere Angaben bzw. Empfehlungen:

• Webex Help Center

Für ein möglichst angenehmes Konferenzerlebnis empfiehlt sich generell eine stabile, performante Internetanbindung. Abhängig von der individuellen Rechnerleistung ist es außerdem ratsam, während der Teilnahme auf nicht akut benötigte Anwendungen (z.B. MS Outlook usw.) im Hintergrund zu verzichten, um Ressourcen zu sparen. Zusätzlich empfehlen wir ebenso zur Ressourcensparsamkeit auf eine Teilnahme in Remote Desktop-Umgebungen zu verzichten.

Insgesamt verteilt sich das Programm auf zwei Webex-Räume (Raum A, Raum B). Das Programm setzt sich aus dem Keynote-Programm (Raum A) mit ausführlicheren Beiträgen sowie aus Beiträgen im Corner-Format (Raum A und Raum B) mit zusätzlichen Diskursmöglichkeiten zusammen.
Während der Corner werden diese gleichzeitig bespielt bzw. geöffnet. Die Raumöffnung und der Zutritt sowie die funktionalen Rechte als Teilnehmende sind abhängig von der Umsetzung durch die Vortragenden bzw. Beitragenden – etwa, ob nur eine Interaktion per Chat möglich ist oder auch eine Beteiligung mit Mikrofon/Video.

Die Keynotes und Corner werden tageweise auf die virtuellen Räume A und B aufgeteilt. Die Links zu den Räumen findet ihr während der #vBIB prominent auf der Website.

Solltet ihr daran gehindert werden, an einer Veranstaltung teilzunehmen, kann das verschiedene Gründe haben:

• Allgemeine Systemvoraussetzung: Eventuell erfüllt ihr die technischen Voraussetzungen nicht, sodass eine Teilnahme leider nicht möglich ist. Prüft bitte euer System inkl. Internetverbindung und schaut besonders, wo ihr ggf. Ressourcen durch Schließung zumindest zeitweise nicht zwingend benötigter Anwendungen sparen könnt.
• Browser: Aktualisiere bitte deinen Browsers, da dieser möglicherweise veraltetet ist. Wir empfehlen den Google Chrome Browser. Bei weiter bestehenden Problemen installiere die Webex Desktop-App.
• Technische Konflikte zwischen den eingesetzten Tools: Bei der Nutzung von Webex kann es dazu kommen, dass der eine Dienst die aktive Nutzung von Mikrofon und Kamera für einen anderen Dienst blockiert. Es empfiehlt sich, in den jeweiligen Einstellungen der Dienste nachzujustieren oder einen Dienst zu beenden. Ggf. ist der parallele Betrieb mehrerer Dienste nicht möglich.
• Zahl der Teilnehmenden: Sollte die maximale Zahl eines Raumes oder eines Breakout-Raums ggf. überschritten werden, gibt es eine Mitteilung, dass die Sitzung voll ist.
• Start der Veranstaltung: Es ist möglich, dass die Veranstaltung noch nicht begonnen hat bzw. freigegeben wurde, sodass ihr auf die:den Veranstalter:in warten müsst. In der Zwischenzeit befindet ihr euch in einem Warteraum und seht ein Startbild.

Benötigt ihr technische oder anderweitige Unterstützung, schreibt uns eine Nachricht über das Kontaktformular.

Während einer Keynote oder einer Corner werden verschiedene Rollen eingenommen und damit Rechte vergeben. Die Moderierenden und die Speaker:innen haben die Möglichkeit, per Mikrofon zu sprechen und ihre Webcam zu aktivieren. Zusätzlich ist es ihnen beispielsweise erlaubt, ihren Screen oder eine Anwendung zu teilen oder etwa eine Umfrage durchzuführen.

Als Teilnehmende könnt ihr dem Vortrag oder der Session beiwohnen und habt standardmäßig die Möglichkeit, im Chat Textnachrichten zu verfassen. Auch könnt ihr an einer freigeschalteten Umfrage teilnehmen. Eine Mikrofon- und Webcam Freigabe ist möglich und wird dann realisiert, sofern die Moderation und die Speaker:innen dies für den Frage- und Antwortteil für sinnvoll erachten. Die Mikrofon- und Videofreigabe wird jedoch primär in den individuellen Breakout-Räumen eingesetzt.

Euch steht als primäre Möglichkeit zur Interaktion und Nachfrage der integrierte Chat zur Verfügung. Dieser wird von der Moderation begleitet. Wenn möglich, stellt eure Frage bitte erst am Ende des jeweiligen Beitrags. So vermeiden wir, dass Fragen trotz Moderation eventuell untergehen. Aufgrund knapper Zeit (ggf. wenige Minuten für Fragen) kann es jedoch vorkommen, dass nicht alle Fragen entsprechend beantwortet werden können. Bei Bedarf und wenn sinnvoll, werden auch Fragen bzw. Wortbeiträge per Mikro zugelassen. Das genaue Prozedere wird von der Moderation gesteuert und situativ kurz erläutert. Für den intensiveren Austausch stehen nach Bedarf beitragspezifische Diskussionsräume, sogenannte Teilgruppensitzungen zur Verfügung. Das tatsächliche Angebot hängt von der Bereitschaft und Zeit der Vortragenden ab. In diesen Räumen finden keine Aufzeichnungen statt und die Beteiligung kann beliebig inkl. Mikrofon- und Videofreigabe erfolgen. 

Wir pflegen bei der #vBIB seit Jahren einen sehr fairen und respektvollen Umgang. Uns ist sehr wichtig, dass sich alle #vBIB-Teilnehmende wohlfühlen. Diskriminierung, Ausgrenzung, Fremdenfeindlichkeit, Sexismus und andere diskriminierende Verhaltensweisen haben bei uns keinen Platz und werden nicht toleriert. Solltet ihr solches Verhalten wahrnehmen, sprecht/schreibt uns bitte direkt an: Ihr erkennt #vBIB-Teammitglieder am Webex-Namen. Alternativ könnt ihr uns über Mastodon, unser Kontakt-Formular oder per Mail erreichen.

Unabhängig davon: Bitte berücksichtigt, dass eure Wortmeldungen – ob via Chat oder akustisch via Mikrofon – von den Vortragenden und/oder moderierenden Personen aufgegriffen werden. Damit werden diese ggf. Bestandteil der Videoübertragung, -aufzeichnung und schließlich langfristiger -veröffentlichung.

Die #vBIB ist bewusst niedrigschwellig konzipiert. Dazu gehört bspw. auch, dass wir grundsätzlich auf die Nennung von Titeln verzichten und ziemlich konsequent das sog. Konferenz-Du pflegen (sofern nicht anders gewünscht). Das ist aber natürlich jeder:jedem selbst überlassen! Wer sich damit nicht wohlfühlt, bleibt einfach beim Sie.

Aus technischen Gründen zeichnen wir alle Programmbeiträge (Keynotes / Corner) vorsorglich auf. Das heißt noch nicht, dass diiese zwangsläufig publiziert werden. Hierfür ist ein gesondertes explizit schriftliches Einverständnis notwendig. Das betrifft besonders Referierende und Moderierende, aber letztlich auch alle die sich mit Mikrofon- und oder Videofreigabe in gesprochenem Wort und Bild äußern.
Sollte selbst die Aufzeichnung des eigenen Beitrags ausdrücklich nicht gewünscht sein, bitten wir um kurze Rückmeldung per Wortmeldung oder Chatnachricht und wir stoppen bzw. unterbrechen die Aufzeichnung. 

Die aufgezeichneten Keynotes und Corner-Beiträge werden im Anschluss an die #vBIB möglichst zeitnah im TIB AV-Portal unter Open Access-Prinzipien mit Nutzung von Creative Commons-Lizenzen veröffentlicht. Voraussetzung hierfür ist die individuelle Zustimmung der jeweiligen Beitragenden.

Kommt im Bezug auf die jeweiligen Beiträge und Beitragenden innerhalb von drei Monaten nach der Veranstaltung keine Publikationszustimmung zustande, wird nach einer Karenzzeit das aufgezeichnete Material gelöscht.

Der Support des #vBIB-Teams ist während der gesamten Konferenz über folgende Wege erreichbar:

• per Chatnachricht direkt in den virtuellen Konferenzräumen. Teammitglieder sind als solche sicht- und erkennbar anhand folgender Zusätze im Namen:
  • #vBIB25-TechSupport
  • #vBIB25-Team
• via Kontaktformular oder direkt via Mail: orgavbibnet
• via Mastodon: Direktnachricht oder öffentlich in direkter Ansprache des Profils @vBIB oder in Nutzung das Hashtags #vBIB bzw. #vBIB25.

Wir freuen uns natürlich auch über Feedback jeglicher Art! Zudem wäre es toll, wenn ihr euch nach der #vBIB einen kurzen Moment Zeit nehmen könntet und an unserer kleinen Umfrage (Link folgt nach der #vBIB) teilnehmen würdet. So haben wir eine gute Möglichkeit, zu lernen und uns weiter zu verbessern.

Da wir uns bewusst gegen eine Registrierung entschieden haben, um eine niedrigschwellige Teilnahme zu ermöglichen, können wir leider keine Teilnahmebestätigungen ausstellen.

Das #vBIB-Logo gibt es als CC0 1.0 Universell-Lizenz hier als Download.